Desenvolvimento de Plano de Ação com a ferramenta 5W2H Customizada
11 de junho de 2023Um dos passos de grande importância para o sucesso de um Planejamento Estratégico é o Plano de Ação.
Além da utilização no Planejamento Estratégico, o Plano de Ação é importante para as mais diversas necessidades, de maior ou menor complexidade, dentro das empresas, como: Projetos, melhorias, problemas específicos, etc., podendo ser utilizado desde por departamentos, equipes e até individualmente para trazer e monitorar soluções necessárias.
Entre as várias ferramentas para desenvolver um Plano de Ação consideramos 5W2H como uma das mais eficazes e de melhores resultados.
Customizamos a ferramenta 5W2H, que inicialmente se trata apenas de responder a 7 perguntas básicas, para facilitar o uso pelo gestor e obter um controle efetivo do andamento das atividades, obtendo dessa maneira melhores resultados.
Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. Afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à empresa, por isso é preciso ficar atento a essas questões decisivas.
O 5W2H é excelente neste quesito!
O que é o 5W2H?
O 5W2H, é basicamente, um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa.
Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita.
Em seguida, deverá figurar em uma tabela como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.
Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade.
Desenvolvimento do trabalho:
Por meio de reuniões presencial mensais ou quinzenais com a equipe determinada para esse trabalho, dependendo da necessidade.
- Primeira reunião:
-Apresentar o conceito da ferramenta 5W2H;
-Iniciar os trabalhos e desenvolver uma planilha 5W2H dedicada à empresa (ou departamentos) com o preenchimento em conjunto com os participantes, das respectivas colunas:
Obs: Na pergunta Quando?, subdividimos em três colunas para proporcionar melhor controle, como:
| Datade Início | Datafinal objetivo | Dataprevista / Efetiva |
Além dos itens mostrados na tabela acima, outros controles foram incluídos na planilha para melhorar o gerenciamento, como coluna de progresso de cada atividade com diferentes cores para facilitar o acompanhamento e uma coluna para observações e comentários que também auxilia nesse sentido.
O preenchimento inicial poderá tomar como base um trabalho especifico ou premissa que a empresa determinar, além de outras possibilidades que podem ser discutidas e alinhadas.
- Reuniões subsequentes (quantidade a ser definida em conjunto, em função da necessidade):
-Sendo necessário, dar continuidade das etapas de preenchimento e início do monitoramento e verificação do andamento das tarefas e ajustes das colunas em função dos vários fatores e dificuldades que podem surgir.
Nestas reuniões o grupo será instigado a incluir na planilha outros pontos de possíveis melhorias, independentemente dos que foram abordados em Treinamento ou trabalho específico.
- Última reunião:
Uma reunião presencial com a equipe dando continuidade no monitoramento e verificação do andamento das tarefas e ajustes necessários com definição final dos gestores de cada tarefa.
Na mesma data, pode ser efetuada uma reunião posterior com os gestores para verificação dos pontos colocados e andamento dos mesmos, além de verificação dos resultados até o momento, verificação das expectativas (como possível definição de ações futuras), bem como definição de gestor geral e setorial dos responsáveis pela continuidade dos trabalhos.
Providências por parte da Empresa:
- Definir a(s) premissa(s) sobre a(s) qual(ais) será desenvolvido o Plano de Ação;
- Determinação do(s) grupo(s) de trabalho que se envolverá(ão) nesse processo;
- Disponibilizar sala para os trabalhos com os meios necessários adequados, como Data Show, Flip Chart, etc…